أعلنت إدارة العلاقات العامة بجامعة قم للتكنولوجيا، بالتعاون مع وحدة تقنية المعلومات والأمن والاستخبارات، عن إطلاق مكتب الخدمات الإلكتروني بالجامعة، بهدف تسهيل وصول المستخدمين إلى الخدمات، وتنظيم وتوحيد عملية تسجيل الطلبات والرد عليها.
يوفر هذا النظام، من خلال منصة مركزية، للمستخدمين إمكانية تسجيل الطلبات، وإرسال وإدارة التذاكر، وطرح الأسئلة، وتتبع حالة الطلبات، واستلام الردود، والاطلاع على سجلات الطلبات، كما ينظم التواصل بين مقدمي الطلبات والخبراء من الوحدات المعنية ضمن عملية محددة وقابلة للتتبع.
فيما يلي بعض ميزات مكتب الخدمات الإلكتروني:
تسجيل الطلبات وإرسالها:
يمكن للمستخدمين تسجيل طلباتهم إلكترونيًا، وبعد اختيار الخدمة والوحدة المعنية، إرسال الطلب للمراجعة والمعالجة.
إدارة التذاكر والطلبات:
يُسجل كل طلب على شكل تذكرة، وتُدار عملية معالجته في النظام من وقت التسجيل وحتى الرد النهائي.
تتبع حالة الطلب:
يمكن للمستخدم الاطلاع على حالة طلبه في أي مرحلة، ومتابعة سير معالجته.
الأسئلة والأجوبة:
تُعدّ إمكانية طرح الأسئلة وتلقّي الإجابات من الخبراء المختصين إحدى أهم ميزات هذا النظام، حيث تُمكّن المستخدمين من طرح استفساراتهم وتوضيح أي لبس لديهم دون الحاجة إلى زيارة شخصية، والحصول على الإجابة المطلوبة في نفس السياق.
عرض سجلات الطلبات:
يتم الاحتفاظ بسجلات الطلبات والتذاكر والردود المسجلة في النظام، ويمكن للمستخدمين الاطلاع عليها والرجوع إليها لاحقًا.
تحديد أولوية الطلب:
يُمكن للمستخدمين تحديد الأولوية المطلوبة عند تسجيل الطلب، ليتمّ إدارة الطلبات ومراجعتها وفقًا لأهميتها وإلحاحها.
إحالة الطلبات إلى الخبراء ومراجعتها:
بعد استلام الطلبات المسجلة، يُمكن إحالتها إلى الوحدة أو الخبير المختص، وتُجرى خطوات المراجعة والرد وفق مسار محدد.
تسجيل الردود والموافقة النهائية:
يتم تسجيل ردود الطلبات في النظام، ويمكن إدارة عملية المعالجة وتتبعها حتى المرحلة النهائية والموافقة على الطلب.
توثيق وتسجيل المعلومات ذات الصلة:
تساعد إمكانية تسجيل الملاحظات والمعلومات المتعلقة بكل طلب على توثيق عملية المعالجة بدقة أكبر وإنشاء سجلات منتظمة.
من خلال مركزية عملية تسجيل الطلبات وإحالتها ومتابعتها والرد عليها، يوفر هذا النظام أساسًا لإدارة أفضل للخدمات، وتسريع عملية الاستجابة وتوثيق السجلات، مع زيادة الشفافية في عملية المعالجة.
يمكن لمستخدمي الجامعة الاستفادة من خدمات هذا النظام عبر قسم "لوحة معلومات مكتب الخدمة" في النظام ذي الصلة، وبعد تسجيل الدخول، يمكنهم تسجيل الطلبات وطرح الأسئلة ومتابعتها.
مكتب الخدمة الإلكتروني لجامعة قم للتكنولوجيا: منصة متكاملة لتسجيل الطلبات وطرح الأسئلة ومتابعتها وتلقي الردود، بهدف تقديم خدمات أسرع وأكثر شفافية وكفاءة.