به گزارش روابط عمومی دانشگاه صنعتی قم، با تلاش واحد فناوری اطلاعات، امنیت و هوشمندسازی دانشگاه صنعتی قم، میز خدمت الکترونیکی دانشگاه با هدف تسهیل دسترسی کاربران به خدمات، ساماندهی و یکپارچهسازی فرآیند ثبت و پاسخگویی به درخواستها راهاندازی شد.
این سامانه با ایجاد بستری متمرکز، امکان ثبت درخواست، ارسال و مدیریت تیکت، طرح پرسش، پیگیری وضعیت درخواست، دریافت پاسخ و مشاهده سوابق درخواستها را برای کاربران فراهم میکند و ارتباط میان متقاضیان خدمات و کارشناسان واحدهای مربوطه را در چارچوب فرآیندی مشخص و قابل پیگیری ساماندهی مینماید.
از ویژگی های میز خدمت الکترونیکی می توان به موارد زیر اشاره کرد:
ثبت و ارسال درخواست:
کاربران میتوانند درخواستهای خود را بهصورت الکترونیکی ثبت کرده و پس از انتخاب خدمت و واحد مربوطه، درخواست را برای بررسی و رسیدگی ارسال کنند.
مدیریت تیکتها و درخواستها:
هر درخواست در قالب یک تیکت ثبت شده و فرآیند رسیدگی به آن از زمان ثبت تا ارائه پاسخ نهایی، در سامانه مدیریت میشود.
پیگیری وضعیت درخواست:
کاربر میتواند در هر مرحله، وضعیت درخواست خود را مشاهده کرده و از روند رسیدگی به آن مطلع شود.
پرسش و پاسخ:
امکان طرح پرسش و دریافت پاسخ از کارشناسان مربوطه، یکی از قابلیتهای مهم این سامانه است که به کاربران کمک میکند سوالات و ابهامات خود را بدون نیاز به مراجعه حضوری مطرح و پاسخ موردنظر را در همان بستر دریافت کنند.
مشاهده سوابق درخواستها:
سوابق درخواستها، تیکتها و پاسخهای ثبتشده در سامانه نگهداری شده و امکان مشاهده و مراجعه مجدد به آنها برای کاربران فراهم است.
تعیین اولویت درخواست:
کاربران میتوانند هنگام ثبت درخواست، اولویت موردنظر خود را مشخص کنند تا درخواستها متناسب با میزان اهمیت و فوریت، مدیریت و بررسی شوند.
ارجاع و بررسی کارشناسی:
درخواستهای ثبتشده پس از دریافت، قابلیت ارجاع به واحد یا کارشناس مرتبط را داشته و مراحل بررسی و پاسخگویی در یک مسیر مشخص انجام میشود.
ثبت پاسخ و تأیید نهایی:
پاسخ درخواستها در سامانه ثبت شده و فرآیند رسیدگی تا مرحله نهایی و تأیید درخواست، قابل مدیریت و پیگیری خواهد بود.
مستندسازی و ثبت اطلاعات مرتبط:
امکان ثبت یادداشتها و اطلاعات مرتبط با هر درخواست، به مستندسازی دقیقتر فرآیند رسیدگی و ایجاد سوابق منظم کمک میکند.
این سامانه با متمرکزسازی فرآیند ثبت، ارجاع، پیگیری و پاسخگویی به درخواستها، ضمن افزایش شفافیت در روند رسیدگی، زمینه مدیریت بهتر خدمات، تسریع فرآیند پاسخگویی و مستندسازی سوابق را فراهم میسازد.
کاربران دانشگاه میتوانند برای استفاده از خدمات این سامانه، از طریق حوزه سازمانی « داشبورد میز خدمت» در سامانه مربوطه اقدام کرده و پس از ورود، نسبت به ثبت درخواست، طرح پرسش و پیگیری درخواستهای خود اقدام نمایند.
میز خدمت الکترونیکی دانشگاه صنعتی قم؛ بستری یکپارچه برای ثبت درخواست، طرح پرسش، پیگیری و دریافت پاسخ، در مسیر ارائه خدمات سریعتر، شفافتر و هوشمندتر.