آیین نامه
- تمامی دانشگاهیان اعم از دانشجو، کارمند و اعضای هیأت علمی می توانند در سوگواره شرکت کنند.
- پس از تحویل نسخه اثر به دبیرخانه سوگواره امکان خارج کردن آن وجود ندارد لیکن امکان ویرایش آثار تا هفت روز پس از بارگزاری در سایت (تنها برای سه نوبت) فراهم است.
- دبیرخانه سوگواره مسئولیتی در قبال آسیب های احتمالی ناشی از ارسال نامطلوب آثار از جانب شرکت کنندگان ندارد.
- دبیرخانه مجاز است از آثار ارسالی برای امور نمایشگاهی، تبلیغاتی و انتشاراتی در هر شکل استفاده کند.
- برای هر اثر ارسالی در سوگواره می‌بایست شناسنامه اثر تکمیل و همراه اثر ارسال گردد؛ در قسمت شرح محتوای اثر را توصیف کرده و توضیحاتی که لازم است را درج نمایید.
- کلیه حقوق مادی و معنوی آثار ارسالی برای هرگونه بهره‌برداری در اختیار دبیرخانه سوگواره می باشد.
- تبصره:در بخش پژوهشی کلیه حقوق مادی اثر برای هرگونه بهره‌برداری در اختیار دبیرخانه جشنواره می باشد.
- محدودیتی برای شرکت متقاضیان در رشته های مختلف جشنواره وجود ندارد لیکن در هر رشته امکان ارسال پنج اثر وجود دارد.
- هر زمان عدم صحت مدارک ارائه شده و اصالت آثار ارسالی از جانب متقاضی برای دبیرخانه محرز شود، اثر مربوطه حذف شده و مسئولیت کلیه عواقب آن بر عهده‌ی متقاضی خواهد بود.
- به آثار برگزیده که بیش از یک خالق داشته باشند فقط یک جایزه تعلق خواهد گرفت.
- دبیرخانه سوگواره با توجه به نظر شورای سیاست گذاری سوگواره و هیات داوری می‌تواند در صورت کیفیت نداشتن آثار ارسالی در بخش های مختلف سوگواره ، جوایز اعلام شده را به تناسب تغییر دهد.
- آثاری که در سوگواره های مشابه حائز رتبه نخست شده اند امکان شرکت در سوگواره را نخواهند داشت.
- در تمامی رشته های سوگواره آثاری که از نگاه دبیرخانه به لحاظ مفهوم و محتوا نامرتبط تلقی شوند از دور مسابقات کنارگذاشته خواهند شد.
- آثار ارسالی به سوگواره باید مطابق با موازین جمهوری اسلامی ایران باشند.
- امکان شرکت برای تمامی غیر ایرانیان مقیم جمهوری اسلامی ایران، و دانشجویان غیر ایرانی به شرط رعایت قوانین نظام جمهوری اسلامی ایران فراهم می‌باشد.
- در خصوص آثار راه یافته به مرحله نهایی ارسال اصل اثر به دبیرخانه سوگواره الزامی می‌باشد.
- ایمیل، شماره تلفن همراه و اطلاعات وارد شده در فرم های مربوطه پل ارتباطی آتی دبیرخانه سوگواره با متقاضیان و شرکت کنندگان خواهد بود، لذا در تکمیل اطلاعات دقت فرمائید.
- ثبت نام، تقاضای شرکت و ارسال تصویر آثار، فقط از طریق سامانه سوگواره که از طریق دبیرخانه اعلام می شود، امکان پذیر است.
- آثار ارسالی در صورت متن بودن به صورت word و در صورت سایر بخش های سوگواره به صورت فایل ارسال شود.
- چنانچه یک اثر پس از دریافت تائیدیه مبنی بر ثبت موفق در سایت یا کانال‌ها مجدد بر سایر فضاها بارگزاری شود به طور کامل منسوخ و از دور رقابت حذف می‌شود.
- چنانچه شرکت کننده‌ای در بیش از یک رشته برگزیده گردد تنها هدیه‌ی بالاترین اثر برگزیده به وی اهدا خواهد شد لاکن تقدیرنامه این رشته‌ها به فرد مذکور تعلق خواهد گرفت.